УТВЕРЖДЕНО Приказом по ООО АВАНТЕ № 35 от 22.11.2005 г.
Положение об электронном документе и документообороте Современное развитие телекоммуникационных технологий и средств вычислительной техники позволяют осуществлять документооборот в более ускоренном и широкомасштабном режиме. Обмен документами с использованием электронных средств массовых коммуникаций имеет свои особенности, требующие отдельного регулирования. Необходимо обеспечить сохранность электронных документов, которыми стороны обмениваются при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, а также соблюсти требования, предъявляемые к электронным документам, в целях придания им юридической силы, и требования, предъявляемые к защите электронных документов от несанкционированного доступа. Статья 1. Сфера применения Настоящее Положение регулирует особенности использования электронных документов в Обществе с ограниченной ответственностью АВАНТЕ и Обществом с ограниченной ответственностью АВАНТЕ по отношению к третьим лицам, а также требования, предъявляемые к электронным документам, и устанавливает правовое положение электронных документов в системе документооборота. Статья 2.
Термины и определения Для целей настоящего Закона применяются следующие термины и определения: а) электронный документооборот — система составления, использования, хранения и обмена электронными документами с использованием электронных средств массовых коммуникаций; б) электронный документ — форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе; в) составитель (электронного документа) — физическое или юридическое лицо, составившее или от имени которого составлен электронный документ с использованием электронных технических средств (за исключением лица, действующего в качестве посредника в отношении передачи этого электронного документа); г) посредник (в отношении передачи конкретного электронного документа) — лицо, которое от имени другого лица отправляет, получает или хранит электронный документ или оказывает другие услуги в отношении передачи электронного документа с использованием электронных технических средств. Статья 3.. Электронный документ 1. Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она: — создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств; — подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством; — может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками; — если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа. 2. Электронный документ должен быть доступным для его последующего использования. 3. При необходимости предъявления электронного документа, этот документ должен быть продемонстрирован лицу, имеющему полномочия требовать его предъявления. Статья 4. Действительность электронного документа Электронный документ, составленный, передаваемый либо хранимый с соблюдением предусмотренных настоящим Положением требований, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом. Статья 5. Доказательственная сила договоров При оценке электронных документов в качестве доказательств возникновения правоотношения учитывается надежность способа, с помощью которого подготавливался, хранился или передавался этот электронный документ, надежность способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации, способа, при помощи которого идентифицировался его составитель, и любой другой соответствующий фактор. Статья 6. Подпись электронного документа Электронный документ признается подписанным, если при его подписании использован какой-либо аналог собственноручной подписи, предусмотренный федеральным законом (электронная цифровая подпись), и если использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ для идентификации подписавшего лица и указание на то, что это лицо согласно с информацией, содержащейся в электронном документе, и добровольно подписывает электронный документ. Статья 7. Защита электронных документов Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться и передаваться с помощью электронных технических средств с соблюдением необходимой степени защиты, позволяющей гарантировать предотвращение несанкционированных воздействия, разглашения и доступа к защищаемой информации с целью ее уничтожения, модификации, искажения, копирования, блокирования, предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации, государственными или международными стандартами либо соглашением сторон. Все персональные данные, к которым стороны имеют доступ в рамках осуществления электронного документооборота, должны быть защищены необходимыми гарантиями сохранения конфиденциальности персональных данных согласно действующему законодательству Российской Федерации. Каждая сторона участник электронного документооборота обязана соблюдать процедуры и предпринимать меры по защите от несанкционированного доступа к электронным документам. При хранении электронного документа должна сохраняться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения. Статья 8. Подлинность электронного документа Электронный документ признается подлинным, если: — документ в действительности создан тем лицом, которое считается его автором; — в документ не вносились изменения с момента подготовки документа в окончательной форме в виде электронного документа, за исключением обычных изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа. Статья 9. Оригиналы электронного документа В подлинном виде электронный документ существует только в виде записи информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами. Статья 10. Копии электронного документа и их удостоверение 1. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном носителе либо отделимом от машинного носителя объекте в понятной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме. 2. Бумажной копией электронного документа является надлежащим образом, удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны содержать указание на то, что они являются копиями электронного документа. 3. Удостоверение внешней формы электронного документа, зафиксированной на бумажном носителе, может осуществляться нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия. Статья 11. Отправление электронных документов 1. Электронный документ может быть отправлен: — составителем электронного документа; — лицом, уполномоченным действовать от имени составителя электронного документа в отношении данного электронного документа; — информационной системой, запрограммированной функционировать в автоматическом режиме от имени составителя. 2. Электронный документ должен быть представлен в форме, позволяющей получателю электронного документа хранить и воспроизводить документ. 3. Электронный документ считается не отправленным, если получатель знал о том, что: — лицо, представленное в документе его составителем, в действительности не является инициатором составления или . отправления электронного документа; — документ получен с искажениями. 4. Электронный документ считается неполученным, если лицо, получившее документ, в действительности не является тем получателем, которому данный документ был адресован или для которого данный документ предназначался по замыслу отправителя. Статья 12. Время и место отправления и получения электронного документа 1. Если соглашением сторон не предусмотрено иное, моментом отправления электронного документа считается момент, когда электронный документ поступает в информационную систему, находящуюся вне контроля отправителя или лица, которое отправило электронный документ от имени отправителя. 2. Если соглашением сторон не предусмотрено иное, моментом получения электронного документа является момент, когда электронный документ поступает в информационную систему получателя, если получатель указал информационную систему для цели получения таких электронных документов, либо, если подобная информационная система не указана, момент извлечения электронного документа получателем из информационной системы. Статья 13. Хранение и уничтожение информации и носителей информации 1. Хранение электронного документа осуществляется только в виде записи информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. 2. Уничтожение машинного носителя электронного документа осуществляется путем физического уничтожения самого носителя, а именно: измельчением дискеты, оптического компакт-диска, чипа флэш-памяти, или форматированием жесткого диска сервера/рабочей станции. Контроль за уничтожением машинных носителей информации электронных документов осуществляет комиссия, создаваемая как специально для данного конкретного случая, так и постоянно действующая Экспертная комиссия Управления делами ООО АВАНТЕ, осуществляющим работы по организации и проведению экспертизы ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения, а также для уничтожения..
Вы также можете скачать пример акта о нарушении трудовой дисциплины
Скачать (197 КБ)