Примерная форма положения об отделе документационного и информационного обеспечения

УТВЕРЖДЕНО Приказом по ООО Норматив № 47 от 27.07.2006 г.

Положение об отделе документационного и информационного обеспечения 1. Общие положения 1.1. Отдел документационного и информационного обеспечения, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом генерального директора ООО Норматив. 1.2. Отдел непосредственно подчиняется заместителю генерального директора ООО Норматив по административной и кадровой работе. 1.3.

Отдел документационного и информационного обеспечения возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом генерального директора ООО Норматив. 1.4. Начальник отдела документационного и информационного обеспечения имеет одного заместителя заведующего сектором информационного обеспечения. 1.5. Обязанности заместителя определяются начальником отдела документационного и информационного обеспечения. 1.6. Заместитель и начальники структурных подразделений (бюро, секторов и пр.) в составе отдела, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора ООО Норматив по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения. 1.7. В своей деятельности отдел руководствуется: — законодательством Российской Федерации; — Уставом и локальными нормативными актами предприятия; — настоящим Положением. 2. Структура 2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор ООО Норматив, исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения и по согласованию с отделом кадров. 2.2. Отдел документационного и информационного обеспечения может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.). Например: секретариат, бюро (сектор, группа) внедрения технических средств, канцелярия, архив. 2.3. Положения о подразделениях отдела документационного и информационного обеспечения (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется руководителями бюро, секторов, групп, заместителем(ми) начальника отдела. 3. Задачи На отдел документационного и информационного обеспечения возлагаются следующие задачи: 3.1. Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности предприятия. 3.2. Информатизация подразделений предприятия. 3.3. Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях предприятия. 3.4. Совершенствование информационного и документационного обеспечения на предприятии на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов. 3.5. Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями предприятия, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи. 3.6. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в процессе деятельности предприятия. 4. Функции Отдел документационного и информационного обеспечения выполняет следующие задачи: 4.1. Разработка и реализация концепции информатизации (за исключением правовой) подразделений предприятия. 4.2. Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях предприятия. 4.3. Создание и сопровождение справочно-информационного фонда предприятия. 4.4. Ведение делопроизводства. 4.5. Внедрение и совершенствование автоматизированной системы Делопроизводство (САДД), сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных. 4.6. Формирование сводной номенклатуры дел предприятия. 4.7. Оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений руководства предприятия. 4.8. Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов. 4.9. Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов. 4.10. Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции. Обеспечение подразделений предприятия печатями и штампами. 4.11. Машинописное изготовление документов. 4.12. Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ. 4.13. Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники. Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями. 4.14. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи. 4.15. Обеспечение оперативного прохождения на предприятии документов и служебной корреспонденции. 4.16. Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирования локальной вычислительной сети предприятия, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию. 4.17. Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота. 4.18. Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий. 4.19. Ведение и развитие программно-информационного фонда предприятия, в том числе лицензий и программ, приобретенных предприятием отделом. 4.20. Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов. 4.21. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия. 4.22. Организационно-методическое руководство службами делопроизводства на предприятии (в структурных подразделениях). 4.23. Участие в постановке задач, проектирования, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий. 4.24. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. 4.25. Создание кабинетных библиотек предприятия. 4.26. Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям работников подразделений. 4.27. Анализ печатных и электронных средств массовой информации. 4.28. Создание информационного банка данных, видео и фонотеки по материалам СМИ. 4.29. Перевод с иностранных языков и на иностранные языки научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации; переписка с зарубежными организациями, материалов конференций, совещаний. 5. Права Отдел документационного и информационного обеспечения имеет право: 5.1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и докладывать руководству о результатах проверок. 5.2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимые для выполнения контрольных функций отдела. 5.3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях предприятия с нарушением инструкции по делопроизводству. 5.4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива. 5.5. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов. 6. Взаимоотношения (служебные связи) Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением, отдел документационного и информационного обеспечения взаимодействует: 6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам: — ведения делопроизводства; — организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений; — подготовки и представления документов; — передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации; — получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению; — информационного обеспечения деятельности предприятия. 6.2. С административно-хозяйственным оделом по вопросам: — обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями; — обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования. 6.3. Со службами АСУ — по вопросам разработки и внедрения информационных технологий и применения средств вычислительной техники. 6.4. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 7. Ответственность 7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела документационного и информационного обеспечения. 7.2. На начальника отдела документационного и информационного обеспечения возлагается персональная ответственность за: — организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел; — организацию оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями; — сохранность принятых в работу документов; — соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины; — обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности; — подбор, расстановку и деятельность работников отдела; — соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации работниками отдела в служебных целях. 7.3. Ответственность работников отдела устанавливается их должностными инструкциями..

Вы также можете скачать пример акта о нарушении трудовой дисциплины

    Скачать (197 КБ)



Оцените статью
Поиск вакансий и резюме, как правильно составить: примеры и образцы