Положение о проведении видео-конференций

УТВЕРЖДЕНО Приказом по ООО АВАНГАРД № 35 от 22.02.2006 г.

Положение о проведении Видео-конференций (on-line conference) Общие положения Видео-конференци т.е. обмен мнениями в режиме реального времени (on-line) для оперативного решения того или иного вопроса между участниками с использованием возможностей сети Интернет и иных технических средств. Видео-конференции проводятся с целью обсуждения вопросов, возникающих в ходе работы Общества с ограниченной ответственностью АВАНГАРД (далее Компании), что позволяет добиться существенной экономии времени и материальных средств при оперативном решении вопросов деятельности и управлении компании ее звеньями. Видео-конференции проводятся регулярно. Конкретные даты и время проведения видео-конференций и целесообразность их проведения по конкретным вопросам повестки дня в установленные дни и часы определяется распоряжением генерального директора компании. При проведении Видео-конференций все участники обязаны соблюдать правила поведения и процедуры, предписанные настоящим Положением, а также учитывать финансовое состояние подразделения и технические возможности (оснащение и техническое состояние сети).

Тема Конференции Конференция может затрагивать любые темы, однако, предпочтительно ознакомление и заявка темы для предварительного изучения и подготовки при помощи конференции сайта www.avagard.ru1. Все взаимоотношения между оператором и абонентами, регламентируются договорами, заключенными абонентами с оператором, и действующим российским законодательством. Оператор всегда готов осуществлять любые взаимодействия с абонентами в рамках вышеуказанных договоров, законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации. Все физические и юридические лица свободны в установлении своих прав и обязанностей на основе договора и в определении любых, не противоречащих законодательству, условий договора. В Конференции принимают участие, как официальные лица Компании, так и приглашенные лица в том числе эксперты, аудиторы, потенциальные клиенты. Обязательно наличие удостоверения (бэйдж с фамилией, именем и отчеством, а также представляемой организацией или подразделения компании, хорошо различимого на экране т.е. без бликов и крупным шрифтом) у лица, участвующего в обсуждении. Правила регистрации На конференции существует обязательная регистрация лиц, участвующих в ней. Присутствие и получение информации регистрации не требует. Лицо. Ответственное за техническую реализацию Видео-конференций, обязано проверить наличие бэйджей у всех участников и настроить аппаратуру на передачу четкого изображения. Правила поведения В конференции не принято: В конференции не принято использование одним лицом более чем одного имени. Это экономит время и позволяет больше сосредоточиться на вопросах повестки дня. В данном случае протокол упрощен (сведен к минимуму) именно с целью повышения эффективности работы в режиме реального времени. В конференции не принято прибегать к сознательному обману собеседника. Крайне дурным тоном считается передергивание высказываний собеседника, равно как и прочие некорректные приемы ведения полемики, а также воспрепятствование участникам Видео-конференции в реализации их права на получение и передачу информации в любом виде. Видео-конференция проходит на русском языке. Использование других языков и синхронный и/или последовательный перевод с участием специалиста-переводчика допускается только в крайнем случае. Если необходим перевод, также необходимо предусмотреть больше времени для проведения видео-конференции (т.к. с учетом перевода времени требуется почти вдвое больше). Специалист, обеспечивающий техническое проведение видео-конференции, обязан заранее обеспечить всех присутствующих возможностью получения перевода через систему микрофон-наушник и трансляцию перевода другим участникам видео-конференции. Совершенно недопустимо постоянное использование заимствованных иностранных слов, смысл которых может быть неадекватно воспринят участниками видео-конференции. В видео-конференции не принято обсуждение технических моментов поддержки конференции, сайта и т.п. Для этого есть электронная почта info@avangard.msk.ru На видео-конференции запрещается: Реклама. Скрытая реклама. Например, участие в дискуссии с целью многократного повторения ссылок на какой-либо сайт, упоминания своих услуг/торговой марки или публикации иных видов рекламы, за исключением случаев обсуждения конкретных брэндов и политики компании в отношении к ним.. Предложения по покупке — продаже услуг других компаний-операторов связи, посредничество. Введение участников видео-конференции в заблуждение относительно числа людей, придерживающихся вашей точки зрения или участвующих в дискуссии. Использование в ходе видео-конференции имен и/или созвучных им псевдонимов, которые приведут к тому, что вас будут принимать за другого участника видео-конференции. Оскорбление и/или проявление неуважительного, явно недоброжелательного и/или некорректного отношения к собеседнику. Употребление жаргонных или нецензурных выражений (ненормативная лексика, сквернословие и т.д.). Обсуждение действий модератора-технического специалиста. Нарушение вышеуказанных правил влечет отстранение участника видео-конференции от возможности обсуждения той или иной темы, с последующим вынесением дисциплинарного взыскания в виде выговора за нарушение трудовой дисциплины, выразившееся в воспрепятствовании нормальной работе коллег, некорректного поведения и причинении прямого действительного ущерба (хотя и в незначительном объеме) компании путем увеличения затрат на проведение видео-конференции больше запланированного времени. Участники Участниками видео-конференции являются работники Компании и приглашенные лица. Состав участников заранее сообщается либо путем публикации информации на сайте компании, либо путем адресной рассылки всем заинтересованным лицам. Рассылку осуществляет модератор видео-конференции. Участники обязаны соблюдать протокол видео-конференций и несут персональную (материальную) ответственность за срыв видео-конференции в результате опоздания или отсутствия на видео-конференции. Модератор Видео-конференции являются модерируемыми, т.е. модератор следит за обсуждением и при необходимости вмешивается в его ход, выполняя своеобразную роль ведущего (следит за регламентом выступлений, повесткой дня, корректностью высказываний участников, их внешним видом, настройкой (фокусом) изображения и т.д.) Основой для модерирования является формальный контроль за соблюдением изложенных выше правил, однако действия модератора могут выходить за рамки формального контроля. Действия модератора не обсуждаются. Претензии не принимаются и не рассматриваются. Обсуждать что-либо касающееся модерирования — право модератора, но не его обязанность. Все действия модератора направлены исключительно на то, чтобы видео-конференция была максимально эффективной, а обсуждение заявленных тем — плодотворным. Администрация Администрация видео-конференции просит всех участников высказываться обдуманно и по существу дела. Администрация следит за регламентом проведения видео-конференции и при приближении времени ее окончания напоминает участникам как об оставшихся минутах, так и о необходимости рассмотрения иных вопросов повестки дня видео-конференции Администрация видео-конференции оставляет за собой право в дальнейшем изменять вышеприведенные правила без уведомления участников. Администрация вправе отменить проведение видео-конференции и/или установить иную периодичность их проведения в случаях неявки участников, заявленных предварительно или по иным обстоятельствам, когда проведение видео-конференции нецелесообразно и/или не эффективно в виду слабой подготовки/проработки вопросов повестки дня. Администрация обязана обеспечить надлежащие условия для хранения технических копий видео-конференций, протоколов и оборудования, задействованного для реализации видео-конференций. Администрация несет ответственность за обеспечение проведения видео-конференций (бесперебойная подача электроэнергии, обеспечения техническими средствами участников и модератора, исправная работа оборудования). Технические моменты Обо всех замеченных вами неполадках и недостатках (в том числе и в работе как технических средств обеспечения, так и технического персонала) просьба сообщать по электронной почте на info@avangard.msk.ru Оформление результатов видео-конференции По окончании проведения видео-конференции модератор составляет краткий письменный отчет в виде протокола о вопросах и проблемах, которые обсуждались на видео-конференции с приложением технической записи на CD. Протокол подписывается модератором и одним из участников видео-конференции. Протокол хранится в течение трех лет в делах компании. Допуск к материалам видео-конференции осуществляется с уведомлением модератора и под его контролем. Снятие копий с материалов видео-конференций и протоколов осуществляет модератор и он же несет персональную ответственность за сохранность технических записей. Каждая выданная копия видео-конференции и протокола фиксируется в соответствующем журнале..

Вы также можете скачать пример акта о нарушении трудовой дисциплины

    Скачать (197 КБ)



Оцените статью
Поиск вакансий и резюме, как правильно составить: примеры и образцы